מחובר מ: 107.20.115.174,

Home סמארט טכנולוגיות

כניסת לקוחות כניסת לקוחות | הירשם

מאמרים מקצועיים

נושאים

מערכות הפעלה

תקשורת

אבטחה

ביצועים

אדמיניסטרציה

אחר

כתוב מאמר

אחר: 21 טיפים לשימוש מהיר ויעיל בתוכנות אופיס

נכתב על-ידי: עמנואל ש. (2010-02-11)

חבילת אופיס

טיפים וטריקים ל-Office ו-Word

חבילת היישומים המשרדיים אופיס הולכת ו"משמינה" מגירסה לגירסה, ובכל פעם נוספים לה כלים ויכולות חדשים. קבלו מעל 20 טיפים וטריקים לשימוש מהיר ויעיל בתוכנות מיקרוסופט אופיס.

הטיפים והטריקים הבאים משותפים לכל יישומי Office וניתן להשתמש בהם בצורה זהה בכל יישומי החבילה:

הגדילו והקטינו את התצוגה 

ניתן לשנות את המרחק מהתצוגה במהירות, ומבלי להיכנס לתפריט "תצוגה". החזיקו את מקש Ctrl לחוץ, והשתמשו בגלגלת העכבר כדי לקבוע את המרחק מהתצוגה.

עיצוב מהיר 

אחד הכלים החביבים הוא מברשת העיצוב, מברשת צהובה שמופיעה כברירת מחדל בסרגל הכלים. כדי להוסיפה לסרגל, היכנסו לתפריט "כלים | התאמה אישית", בחרו בכרטסת "פקודות" ובקטגורית "עיצוב", והשליכו את מברשת העיצוב מהרשימה המופיעה בצד שמאל אל הסרגל. לחיצה תעתיק את עיצוב המלל עליו נמצא הסמן. כעת תוכלו "לצבוע" מלל בעיצוב שהועתק. לחיצה כפולה עליה תאפשר צביעת אזורים רבים, עד להקשה על Esc.

תפריט "קובץ" מורחב 

לחיצה על מקש Shift בעת בחירת תפריט "קובץ", תחשוף פעולות שמירה וסגירה שנעדרו מהתפריט עד כה. לדוגמה, וורד יציג את פעולות "סגור הכל" ו"שמור הכל" החלות על כל המסמכים הפתוחים.

שורות חדשות ללא תבליט

בעת יצירת רשימות בוורד או בפאואר פוינט, יתכן שתרצו ליצור סעיף ברשימה המופיע ללא תבליט. לשם כך, הקישו על Shift-Enter. באקסל, אם ברצונכם לשבור שורה בתא קיים, במקום לעבור לתא הבא, הקישו על Alt-Enter.

תיקון אוטומטי והוספת סמלים 

תיקון שגיאות אוטומטי יכול להוסיף סמלים מיוחדים באופן אוטומטי. הנה כמה קיצורים:

 (c) - הוספת סמל זכויות היוצרים ©, (r) - הוספת סמל סימן רשום ®, (tm) - הוספת סמל סימן מסחרי ™, <== או ==> - הוספת חץ עבה, <-- או --> - הוספת חץ דק.

תגיות חכמות 

תגיות חכמות, שהוצגו לראשונה באופיס XP מופיעות כאייקונים קטנים מעל או מתחת לנתונים אליהם מקושרת פעולה כלשהי. כדי לוודא שהאפשרות פעילה, היכנסו לתפריט "כלים | אפשרויות תיקון שגיאות אוטומטי", עברו לכרטסת "תגיות חכמות" וודאו שהאפשרות "סמן טקסט עם תגיות חכמות" מסומנת. בכרטסת זו ניתן להפעיל ולכבות תגיות על פי סוג, או לכבותן כליל.

אפשרויות הדבקה - לאחר הדבקת נתונים שהועתקו ממסמך אופיס אחר, לחיצה על התגית החכמה (שנראית כלוח גזירים) תפתח תפריט המציע אפשרויות עיצוב שונות. אפשרות "שמור עיצוב מקור", ברירת המחדל, תדביק את הנתונים בדיוק כפי שהם מופיעים במסמך המקורי.

"התאם לעיצוב יעד" תתאים את עיצוב הנתונים לעיצוב המושתת במסמך בו הודבקו הנתונים. "שמר טקסט בלבד" תחלץ את המלל המודבק ותעלים ממנו כל עיצוב. הנה כמה מהתכונות המעניינות של התגיות:

תגית כתובת חכמה - בעת הקלדת שמו של איש קשר המופיע בספר הכתובות של אאוטלוק, התגית תאפשר לשלוח דואר, להדביק את כתובתו או לקבוע עימו פגישה. תגיות חכמות נוספות, כמו הצגת מפה והוראות הגעה ליעד, טרם גוירו כהלכה.

  • תיקון שגיאות באקסל - תגית תיקון השגיאות מופיעה בעת מילוי תא בערך שאינו מתאים לפונקציה או לנוסחה התלויה בו. האפשרויות המוצעות מאפשרות לאתר שגיאות בחישובים, לתקנן או לשנות את כללי איתור השגיאות.
  • סמלי בורסה - התגיות החכמות של אקסל מזהות סמלי בורסה ומפנות את המשתמש לנתונים רלוונטיים הזמינים ב-MSN Money. השירות עדיין לא הותאם לישראל.
  • תגיות חכמות אחרות - מיקרוסופט מציעה ממשק פיתוח יישומים (API), המאפשר למפתחים להציע תגיות חכמות, ומידע עליהן זמין ברשת. למידע נוסף, לחצו על "תגיות חכמות נוספות" בכרטסת "תגיות חכמות".

 טיפים למעבד התמלילים Word

 הנה כמה טיפים ועצות יחודיים ל-Word, שיאיצו את עבודתכם ויקלו על החיים:

 גישה מהירה למסמכים חיוניים

באפשרותכם להשאיר מסמכים חיוניים בהישג יד, מבלי לחפשם בכל פעם בתפריט "קובץ". גשו לתפריט "תצוגה | סרגלי כלים | התאמה אישית", ומקטגורית "תפריטים מוכללים", השליכו את תפריט "עבודה" לסרגל הכלים. כדי להוסיף קישור למסמך לתפריט החדש, בחרו ב"עבודה | הוסף לתפריט עבודה". להסרת הקישור לחצו על Ctrl-Alt והקישו על מינוס. כשסמן העכבר מופיע כקו אופקי, בחרו את הקישור להסרה בתפריט "עבודה".

 פתיחת המסמך האחרון שנערך

אפשר ליצור קיצור דרך שהרצתו תפתח אוטומטית את המסמך האחרון שנערך. אתרו את winword.exe, קובץ ההפעלה של Word, (שנמצא לרוב ב-C>Program Files>Microsoft Office>Office11). צרו קיצור דרך על שולחן העבודה, ופתחו את חלון "מאפיינים" שלו. בכרטסת "קיצור דרך", הוסיפו למסלול הרצת התוכנה את הביטוי " /mFile1", כשלפניו רווח. באותה הזדמנות, תוכלו להקצות לו שילוב מקשים.

 פקודת "הדבקה מיוחדת" 

כשמדביקים במסמך מידע שהועתק ממקור כלשהו, וורד ישחזר את הגופן, צבע וגודל המלל שהועתק, גם כשלא רוצים. כדי לעקוף זאת, השתמשו ב"עריכה | הדבקה מיוחדת", ובחרו ב"טקסט שאינו מעוצב".

 ארגון פסקאות בשתי הקשות 

כדי להחליף פיסקאות במסמך אין צורך לגרור אותן. בחרו את הפיסקה שברצונכם להזיז, לחצו על Shift-Alt, והזיזו אותה מעלה ומטה באמצעות מקשי החצים. כל הקשה תגרום לה לדלג מעבר לפיסקה השכנה, בהתאם לכיוון החץ.

 מחיקת מידע אישי 

 מסמכי וורד גדושים במידע נסתר, שעשוי להעיד על זהות הכותב וזהות אנשי הקשר להם נשלחו המסמכים. וורד 97 אף אוצר את שמם של עשרת האנשים האחרונים שערכו את המסמך, לעיתים בצירוף כתובות הדואר האלקטרוני שלהם. גם שינויים וגרסאות ביניים עלולות להסתתר במסמך.

מיקרוסופט פירסמה באתרה כלי בשם Remove Hidden Data, שנועד להסרת המידע הנסתר, אך השימוש בו מסורבל ואינו מסיר את כל המידע הנסתר השמור בקובץ. לפני פרסום קובץ וורד, ניתן לנקותו ביסודיות על ידי פתיחתו ב-WordPad, מעבד התמלילים המובנה ב-Windows, ושמירתו כקובץ RTF. לאחר מכן, אפשר לשנות את הסיומת מ-rtf ל-doc.

 מחשב הכיס המובנה בוורד

אפשר להוסיף מחשבון לסרגל הכלים של וורד: גשו ל"תצוגה | סרגלי כלים | התאמה אישית", ובכרטסת "פקודות", בחרו בקטגורית "כלים". אתרו את פקודת "כלי חישוב" ברשימה שמשמאל, והשליכו את הפקודה לסרגל הכלים של וורד. כעת, הדפיסו לדוגמה 2+2, סמנו ולחצו על הכפתור שהוספתם. תוצאת החישוב מופיעה בשורת המצב, כשאפשר לשלבה במסמך על ידי לחיצה על Ctrl-V.

 ללא תיקון שגיאות

כדי להעלים את הגלים המאותתים על שגיאות במילים או משפטים, בחרו ב"כלים | אפשרויות", עברו לכרטסת "איות ודקדוק", והסירו את הסימון מ"בדוק איות בעת ההקלדה" ו"בדוק דקדוק בעת ההקלדה". גם תגיות חכמות ניתן לבטל בכרטסת "תגיות חכמות" הנגישה מהתפריט "כלים | אפשרויות | תיקון שגיאות אוטומטי".

 תיקון עיצוב

כדי להסיר כל עיצוב המוחל על המלל המסומן, לחצו על Ctrl-Shift-N. לחילופין, תוכלו להשתמש בחלונית "הצגת עיצוב" כדי לערוך את מאפייני העיצוב בעצמכם. השתמשו ב-Shift-F1 או בחירת "הצגת עיצוב" מתפריט "עיצוב". כדי לראות אלו סגנונות מוחלים על הפיסקאות, גשו לתפריט "תצוגה", בחרו ב"רגילה" או "חלוקה לרמות". לאחר מכן, היכנסו ל"כלים | אפשרויות", עברו לכרטסת "תצוגה", והזינו ערך של 1.5 ס"מ או יותר בשדה "רוחב אזור הסגנון". בצדו השמאלי של החלון יוצג הסגנון המשויך לכל פיסקה.

 שורת המצב

אלא אם הסתרתם את שורת המצב ("כלים | אפשרויות", כרטסת "תצוגה"), היא תופיע בתחתית כל חלון וורד, ותציג מידע כמו מספר העמוד והשורה הנוכחיים. לחיצה כפולה תציג את אפשרות "מעבר אל". פריטים אחרים הם: REC (מהמילה Record) מפעיל את פונקצית הקלטת תסריטי מאקרו, TRK (עבור Track) מפעיל מעקב אחר שינויים, EXT (קיצור ל-Extend) נועד להרחיב בחירת מלל בקלות ו-OVR (מהמושג Overtype) כדי לדרוס טקסט קיים.

 התאמת הטקסט האוטומטי

Word מציע השלמות אוטומטיות לביטויים נפוצים טרם השלמת הקלדתם. ניתן לערוך את הרשימה, כך שוורד יציע השלמות רק לביטויים מוגדרים. בחרו ב"כלים | אפשרויות | תיקון שגיאות אוטומטי", ועברו לכרטסת "טקסט אוטומטי". הסירו ערכים מיותרים והוסיפו שמות וביטויים שימושיים.

 השוואת מסמכים 

Word מאפשר השוואה בין מסמכים. פתחו שני מסמכים. מתפריט "חלון" של אחד מהם, בחרו ב"השוואה זה לצד זה עם". אם פתוחים רק שני מסמכים, וורד ישווה ביניהם אוטומטית. אם פתוחים יותר, בחרו את המסמך להשוואה. כעת יופיע זוג כפתורים מאוירים מעל המסמך. אם הכפתור השמאלי לחוץ, וורד יגלול את שני המסמכים במקביל. לחיצה על הכפתור הימני תאפס את מיקומם.

 עריכת שני חלקי מסמך במקביל

תכונה מצוינת וזנוחה של וורד מאפשרת הצגת שני חלקי מסמך שונים במקביל. כדי לנצלה בחרו באפשרות "פצל" מתפריט "חלון" וקבעו את מקום הפיצול. וורד יציג שתי חלוניות שהמסמך מפוצל ביניהם היכן שנקבע. תוכלו גם לגרור את הקו המופיע מעל פס הגלילה הימני לנקודת הפיצול. ניתן לדלג בין החלקים באמצעות F6.

 ניווט חכם 

החיצים הכפולים המופיעים מתחת לפס הגלילה הימני מאפשרים קפיצה מהירה בין עמודי המסמך. כפתור "בחר אובייקט סריקה" הממוקם ביניהם, מאפשר לבחור את הפעולה שתבוצע בעת לחיצה עליהם, או בזמן השימוש ב-Ctrl-PgUp ו-Ctrl-PgDn<SPAN style="FONT-FAMILY: Arial; COLOR: black; FONT-SIZE: 10.5pt

הדפס מאמר